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如何自动化您的内容清单

2021-04-28

  成功维护网站内容的关键是了解您的资产是什么的责任。简而言之,您的内容就是您的资产。有很多方法可以理解运行网站背后的技术,但是你所拥有的库存是了解技术提供的内容的主要方式。定量内容清单是列出所有网站页面和有关这些页面的数据的文档。这种类型的内容库存无疑是耗时的,但这种做法可以为网站管理员,信息架构师,网站设计师和内容策略师带来丰厚的回报。

  虽然可以手动完成定量内容库存,但是存在可以通过收集有关网站的数据来节省宝贵时间的程序。您需要提供网站资产的准确列表,以便该工具可以帮助您花更多时间专注于内容的质量而不是数量。反过来,这将帮助您构建其他评估工具,如定性内容审核。

  定量内容库存将传递网站有多少页面,存在多少内容资产和内容资产(文档,图像,视频)以及它们与哪些页面相关联,URL结构指向内容类型,链接数量进入或退出页面,以及页面所在的位置(由URL定义)。

  内容清单的原因是什么?

  只要内容库存已经存在,网站专业人员就一直在手动进行。这意味着网站站长会点击网站上的每个网页,然后将其记录在电子表格中,或者使用为此目的而构建的工具,例如网站抓取工具。这可以通过减少复制和粘贴来节省时间。一些专家说,使用工具来自动完成某些工作的好处是,它可以为用户提供详尽的URL列表而不需要他们付出太多努力,并且可以在人员执行时在后台运行其他工作,如他们的审计。

  内容清单作为内容审计的基础发挥着重要作用。内容审核(有时可与内容库存互换使用)将衡量效果并分析内容的质量,因为它与您的总体目标和内容的目标受众相关。您通常不会在不执行内容审核的情况下执行内容清单,并且没有内容清单就无法执行内容审核。这就是这些术语可互换使用的原因,尽管它们不包括执行相同的过程。

  内容清单在管理和维护网站方面的作用

  内容广告资源有很多用途。内容清单的主要用途之一是确保您的品牌始终拥有必要的信息来理解您的内容目录,使您能够根据所提供的证据做出决策。当您对网站上的页面进行全面评估后,您就可以为内容的生命周期制定计划,例如持续维护,未来开发以及现有网站内容的重用或迁移。当涉及网站重新设计,迁移和刷新等大型项目时,这些清单是至关重要的文档。有一些工具可以帮助网站管理员将网站的大小传达给利益相关者,创建内容审核等基础文档,

  您应该使用工具跟踪内容的原因

  小型网站的所有者可能不知道自动化内容库存的好处,仅仅因为他们没有很多要管理的内容。有些网站拥有超过200,000个网址,因此无法手动清点每个网址。即便如此,并非所有内容管理系统都是平等的,因此并非所有内容管理系统都能够提供自动库存。这些事情中的每一项都直接影响管理层和员工对其网站内容做出明智决策的能力。拥有易于阅读和准确的库存非常重要,这样各方可以在他们之间进行有效沟通。

  大多数内容清单都是在电子表格中收集和排序的。这允许正在处理它们的团队成员快速查看信息并将其分发给多方。用户还可以轻松导出到Microsoft Excel或任何其他电子表格软件,在定制要分发给各方的报告时为您提供最大的灵活性。

  内容库存的好处

  网站上的内容库存软件可以帮助您在发现网站内容的大小时节省时间。当您每天使用一个网站时,您将对其中的内容及其结构有一个很好的了解。执行内容清单可能看起来像是一项冗余活动,但它最终有助于将网站的广度传达给其利益相关者。如果处于这些重要职位的人不知道(但确实想知道)网站上的内容,则需要向他们提供定量清单。当您收集并呈现有关网站的这些定量事实时,内容库存软件将有助于理解更准确的内容。

  内容审核依赖于内容库存

  内容清单完成后,可以执行内容审核。这些内容审核是允许用户逐页查看内容并观察其与预定的有效性和质量水平相比如何执行的文档。内容分析工具为网站构建内容清单,然后通过利用最需要的信息,将其作为全面内容审计的基础。这将是诸如内容有多少,内容类型(音频,视频,文档,页面)甚至URL结构等内容。由此提供有关内容类型和网站结构的有价值线索。

  一旦您清楚了解内容的复杂性,就可以建立必要的参数来评估和分析内容。简而言之,这意味着您将定义要从内容标题,作者,字数等中收集的信息类型。此元数据已与内容相关联,其工作就是将其提取为可读格式,可以进一步分析和利用,以使您的内容和品牌更加成功。

  自动化您的内容清单

  自动化允许网站管理员花费一小部分时间在内容库存上工作,而不是手动执行它所花费的无数小时。要启动使用工具辅助的内容清单,您需要实施CAT(内容分析工具)等程序。这将有助于加快内容库存流程,并使您快速进入内容审核。它将为您提供有关内容的信息,例如与每个页面关联的图像,文档和视频,以及进出页面的链接,以及与内容类型相关的任何元数据,例如他们的标题,关键字和描述。

  当您进入自动化内容库存时,库存和审核之间的界限开始变得模糊。当工具提供往返于页面的链接时,您可以通过称为交叉链接的策略推断出网站的整体结构。当提供网站上的文档列表时,您将能够推断出网站是否倾向于严重依赖无法编制索引的内容,例如PDF。

  您将能够看到每个网页的URL结构和元数据等信息,这将让您了解您的网站在搜索引擎优化和网站分类方面的表现。在规划网站迁移时,了解作为重定向策略一部分的跟踪所需的所有链接,包括与其关联的所有文件,因为它们可能需要迁移,这将是很有价值的。与所有网页。这将节省宝贵的未来时间。

  没有什么可以取代真正的人类分析,但是花费精力来使用一些工具将消除作为内容清单过程一部分的一部分耗时且繁琐的任务,同时还要深入研究内容审计过程。这些工具将帮助网站管理员提高效率,并让他们更明智地利用他们的时间。

  节省时间的工具

  对于所有基于Web的项目来说,时间是非常宝贵的资源,而且当团队成员拥有大量项目时,这种情况很少见。当项目包括彻底的分析,战略开发,设计和交付时,有足够的时间是很重要的。如果在手动执行所有流程的过程中花费了太多时间,则会导致大量时间浪费在对所有数据进行排序,对信息进行编目,管理更改以及跟踪工作方面。

  像DYNO Mapper这样的工具可以帮助网络工作人员解放内容库存的繁琐,文书,手工任务,并提供在项目其他地方使用的宝贵时间。这使得工具可以完成我们的大脑所做的事情,但提供更多的准确性,理解力和满意度。从客户的角度来看,自动化内容库存将使产品设计得更好,管理效率更高,更实用,并且比简单的电子表格更有用 - 无论您如何努力收集它手动数据。

  内容专业人士可以使用许多其他工具来帮助他们将更少的时间花在手工劳动上,并将更多时间用于创造性和战略性。他们花费更少的时间在过去花费最多时间的事情上,并且能够专注于分析给定的内容库存并提供有关如何继续的有价值的信息。在所有内容都已清点之前无法给出真实的结果,因此允许自动化将整个过程的时间缩短到一小部分,同时产生更及时,更准确的结果。网站管理员仍然可以负责从内容中收集哪种类型的信息,因此他们不必担心收集的结果会低于标准。

  结论

  所有这些优秀的工具和概念触手可及,没有理由手动执行其他内容库存。您将能够依靠这些程序为您和您的客户执行此定量分析,可能提供比任何人都能生产的结果更准确和更及时的结果。

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